In een boekhoudpakket worden alle financiële transacties vastgelegd. Dit noemen wij ook wel journaalposten of boekingen. Met de functie CreateJournaalpost is het mogelijk om in iMUIS Online journaalposten (boekingen) aan te maken. Elk soort boeking wordt vastgelegd in een jaar, periode en dagboek.
CreateJournaalPost(ByVal PartnerKey As String, ByVal Omgevingscode As String, ByVal SessionId As String, ByRef Journaalpost As DataSet, ByRef Primarykey() As String, ByRef foutmelding As String) As Boolean
HET GROOTBOEKREKENINGSCHEMA
Elke gebruiker heeft toegang tot zijn of haar eigen administratie. Bij de start van iMUIS Online wordt er een keuze gemaakt of er gewerkt gaat worden met het standaard 4-cijferig grootboekrekeningschema van KING Software (5- of 6- cijferig is ook mogelijk), het rekeningschema van de accountant of een aangepast rekeningschema (bijv. na een conversie vanuit een ander boekhoudpakket). Om gebruik te kunnen maken van de functie Createjournaalpost is het van belang dat elke administratie is gevuld met de verschillende stamtabellen. Voorbeelden van stamtabellen zijn: dagboek, BTW, debiteuren, crediteuren en grootboekrekeningen.
Met de functie [GetStamTabelRecord] worden gegevens van een stamtabel opgehaald. Het kan voorkomen dat bepaalde velden in een tabel nog niet beschikbaar zijn. Indien deze wenselijk zijn om een koppeling te realiseren dan kun je hierover contact met ons opnemen. Naast [GetStamTabelRecord] is er ook een functie [UpdateStamTabelRecord] voor het aanpassen van de stamrecords.
BOEKINGSPROGRAMMA STARTEN
Het boekingsprogramma is in iMUIS Online te openen via:
[Login in iMUIS Online] ➔ [Menu Financieel] ➔ [Boekingsprogramma].
AANTAL PERIODEN IN EEN ADMINISTRATIE
In de meeste iMUIS Online administraties wordt met 14 perioden gewerkt. De periodes 1 tot en met 12 (januari tot en met december) zijn de maandelijkse perioden. Correcties van boekingen kunnen plaatsvinden in de betreffende maand, mits de periode nog niet definitief is afgesloten (gebruikelijk is dat de periode wordt afgesloten na accountantscontrole). Daarnaast is het mogelijk om correcties in periode 14 door te voeren. Het kan ook zijn dan een klant werkt in 1 (jaar), 4 (kwartaal) of 13 perioden (per 4-weken) of een gebroken boekjaar. Deze gegevens worden vastgelegd in de tabel Basis financieel.
Periode 0 wordt gebruikt als beginbalans, maar daarop mag via de cloudswitch niet worden geboekt. In de meeste gevallen is dat binnen iMUIS/KING Finance alleen bij het starten van de administratie, omdat automatisch bij de “Jaaraansluiting” de beginbalans van het nieuw jaar wordt gecreëerd. Aanvullingen/Herstelboekingen op voorgaande jaren worden normaliter geboekt in periode 14 van dat jaar en door opnieuw draaien van de “Jaaraansluiting” bijgewerkt in de beginbalans.
HET OPHALEN VAN BASIS FINANCIËLE INSTELLINGEN
De instellingen van een administratie worden opgehaald via de functie: [Basfin] (Basis financieel).
Basis financieel is in iMUIS Online te opnenen via:
[Login iMUIS Online] ➔ [Menu Financieel] ➔ [Grootboek]➔ [Tabellen/stamgegevens] ➔ [Basis Financieel].
DAGBOEKEN AANMAKEN
Om een scheiding te maken tussen verschillende soorten boekingen wordt een administratie onderverdeeld in dagboeken zoals: verkoop, inkoop, bank, memoriaal, lonen, betalingen onderweg, afschrijvingen. In het boekingsprogramma zie je in het dagboek verkoop alle verkoopjournaalposten van de betreffende periode staan. De werkwijze van de dagboeken wordt bepaald in de dagboekinstellingen. Zo wordt er een soort dagboek vastgelegd, kan er een keuze worden gemaakt om factuurnummers automatisch op te nummeren en kunnen de benamingen debet en credit worden aangepast naar bijvoorbeeld uitgaven en ontvangsten. Indien een klant de benamingen heeft aangepast dan zien wij dit terug in het boekingsprogramma. De instellingen van dagboeken worden opgehaald via de functie: [DAGBOEK].
De tabel Dagboek kun je in iMUIS Online vinden via: [Login iMUIS Online] ➔ [Menu Financieel] ➔ [Grootboek]➔ [Tabellen/stamgegevens ] ➔ [Dagboek]. In de uitgebreide help van iMUIS Online vind je meer informatie over condities en gevolgen van het aanpassen van dagboekinstellingen.
WERKEN MET BOEKSTUKNUMMERS
In dit alfa-numerieke veld kan een willekeurig nummer vermeld worden, dat correspondeert met de boeking. Er kan daarbij gedacht worden aan het factuur- of bankafschriftnummer. De maximale lengte is tien cijfers. Bij opboekingen van debiteuren en crediteuren zal het boekstuk gelijk zijn aan het factuurnummer. Het boekstuk wordt niet gebruikt om gegevens te sorteren, maar is een extra hulpmiddel om een boeking te identificeren.
Boekstuk automatisch (laten) opnummeren
In de tabel dagboek kan de iMUIS Online gebruiker per dagboek aangeven of het boekstuk automatisch opgenummerd dient te worden. Voorbeeld: Dagboek Kas – boekstuk KAS00001 intypen. In de volgende regel vult iMUIS Online dan KAS00002 in.
SOAP REQUEST CreateJournaalpost?
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<soap12:Envelope xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:soap12="http://www.w3.org/2003/05/soap-envelope">
<soap12:Body>
<CreateJournaalpost xmlns="https://cloudswitch.imuisonline.com/">
<PartnerKey>string</PartnerKey>
<Omgevingscode>string</Omgevingscode>
<SessionId>string</SessionId>
<Journaalpost>string</Journaalpost>
<Primarykey>
<string>string</string>
<string>string</string>
</Primarykey>
<Foutmelding>string</Foutmelding>
</CreateJournaalpost>
</soap12:Body>
</soap12:Envelope>
HOE BOEK IK EEN JOURNAALPOST?
Om goed te begrijpen hoe een journaalpost wordt geboekt adviseren wij je in iMUIS Online in te loggen. Start het boekingsprogramma via: [Login in iMUIS Online] ➔ [Menu Financieel] ➔ [Boekingsprogramma]. .
In het onderstaande voorbeeld hebben wij een handmatige verkoopboeking ingevoerd waarbij slechts 1 regel noodzakelijk is. De boeking bestaat uit een grootboekrekening, factuurnummer, BTW-bedrag, boekstuknummer, tegenrekening (omzet huishoudelijk 8002). In dit voorbeeld zijn meerdere BTW-codes, tegenrekeningen niet van toepassing. In een volgend voorbeeld zullen wij een voorbeeld geven waarop er wel geboekt kan worden op meerdere BTW-codes, grootboekrekeningen. Tip: Via de button [Kolom tonen] kunnen gewenste kolommen op het beeldscherm worden getoond. [
In het boekingsprogramma vind je onderin het scherm de button: [Boeking als journaalpost]
1300 (10003) cornelissen en zonen 475,00 (debet)
Aan: 8002 omzet huishoudelijk 392,56 (credit)
Aan: 1502 btw hoog afdragen 82,44 (credit)
VOORBEELD JOURNAALPOST (BOEKING)
Om een journaalpost aan te kunnen maken kan je gebruik maken van de volgende request: <Journaalpost></Journaalpost>. Voor specifieke boekingen adviseren wij je deze webpagina verder goed door te lezen.
<NewDataSet>
<BOE>
<JR>jaar van de boeking</JR>
<PN>Periode van de boeking</PN>
<DAGB>Dagboeknummer</DAGB>
<REK>Debiteur/Crediteur/Grootboekrekening</REK>
<TEGREK>Tegenrekening</TEGREK>
<BTW>BTW-code</BTW>
<BEDRBOEK>Boekbedrag</BEDRBOEK>
<BEDRBTW>BtwBedrag </BEDRBTW>
<DAT>Datum</DAT>
<OPM>Opmerking</OPM>
<OMSCHR>Omschrijving</OMSCHR>
<BOEKSTUK>Boekstuknummer</BOEKSTUK>
<FACT>Factuurnummer<FACT />
</BOE>
Een journaalpost is een een dataset met één of twee datatables. Een datatable bestaat uit één of twee datarows. In het bovenstaande voorbeeld is er sprake van één datatable en één datarow. Het gebruik van meerdere datarows adviseren wij indien boekingsregels bij elkaar horen. Boekingsregels die bij elkaar horen geven noemen wij in iMUIS Online een uitgesplitste boeking.
De dataset is ByRef: indien er een verkoop- of inkoopfactuur wordt geboekt en automatische (factuur)opnummering in het dagboek staat ingeschakeld, dan zal FACT een waarde krijgen welke hiermee wordt teruggegeven. Standaard wordt bij een uitsplitsing de datum en het boekstuk synchroon gehouden. Indien expliciet de datum en/of boekstuk per uitsplitsingsregel gehanteerd moet worden wordt er een extra veld opgenomen in de datarow: FORCE_DATBOEKSTUK met de waarde J
BESCHIKBARE VELDEN VOOR HET BOEKEN VAN JOURNAALPOSTEN
Klik hier voor een overzicht met alle velden die beschikbaar zijn voor het boeken.
PDF-BESTANDEN AAN EEN BOEKINGSREGEL TOEVOEGEN
Door twee datatables toe te voegen is het mogelijk om PDF-bestanden aan een boekingsregel toe te voegen. Dit is extra handig voor accountants die administraties van ondernemers controleren. Een boeking met een PDF-bijlage is een dataset met twee datatables. De eerste datatable heeft de naam [BOE]. De tweede datatable heeft de naam [DIGDOS]. Lees verder…
Voorbeelden van journaalposten (boekingen)
1. Hoe maak ik een journaalpost van een eenvoudige verkoopfactuur?
2. Hoe maak ik een journaalpost met een uitgesplitste verkoopfactuur?
3. Hoe boek ik in iMUIS Online een creditnota?
4. Hoe kan ik facturen betwisten?
5. Hoe maak ik een journaalpost waaraan een PDF-document is gekoppeld?
6. Hoe kan ik van een boeking direct een transitorische journaalpost maken?
7. Hoe maak ik een journaalpost met Vreemde valuta?
8. Hoe maak ik een journaalpost waarbij de betaling onderweg is (bijv. een betaling via iDEAL)?