Journaalpost met een betaling onderweg (bijv. via iDEAL)

Je hebt bijvoorbeeld een webapplicatie ontwikkelt. In deze webapplicatie kunnen klanten producten of diensten direct afrekenen via bijvoorbeeld iDEAL, Afterpay, Bankoverschrijving, Creditcard of Paypal. Afhankelijk van je Paymentprovider (bijv. Mollie, Buckaroo, Pay.nl, Sisow) of Bank is het gebruikelijk dat je minimaal één werkdag moet wachten voordat het betaalde factuurbedrag van je Paymentprovider naar je eigen zakelijke bankrekening wordt overgemaakt. Wij leggen je graag uit op welke wijze je dit kunt automatiseren.

Voorbeeld casus “online afrekenen via een webapplicatie”
Debiteur Fietsparadijs wil het jaar 2018 sportief afsluiten en heeft daarom al haar medewerkers uitgenodigd voor een ski + dinerarrangement op vrijdag 21 december 2018. Vooraf heeft het Fietsparadijs online een reservering geboekt bij Indoor skibaan Snowspace en de factuur via iDEAL betaalt. Het factuurbedrag bestaat uit 25 x toegang skipiste à €25,- inclusief ski-huur (bijv. omzet grootboekrekening 8006) en 25x een diner + drank arrangement à €39,- (bijv. omzet grootboekrekening 8000). Het lage BTW-tarief is van toepassing. In de administratie is dit percentage af te dragen BTW vastgelegd als code 1 (tabel BTW).

De factuur welke wij automatisch gaan boeken wordt uitgesplitst naar meerdere omzetrekeningen (grootboek). Een uitgeplitste factuur bestaat uit boekingsregels die bij elkaar horen. In dit geval is er sprake van maar één soort BTW-tarief en kan deze in principe op de eerste regel worden geboekt. Gebruikelijker is om de BTW bij de omzetregels te plaatsen omdat bij veel bedrijven sprake is van verschillende BTW-tarieven (BTW-hoog, BTW-laag en/of BTW-nul). Het factuurnummer kan in iMUIS Online automatisch worden opgenummerd of vooraf worden bepaald.

Om een factuur te splitsen gebruik je als tegenrekening de splitsingsrekening. In het standaard iMUIS Online grootboekrekeningschema is dit grootboek tegenrekening 2000. Per administratie wordt in de tabel Basis Financieel de splitsingsrekening vastgelegd. Het rekeningnummer kan dus per administratie afwijken! Deze kun je in de tabel BASFIN via de API-call GetAdmInfo ophalen. De splitsingsrekening moet altijd aanwezig zijn in een administratie en mag nooit worden verwijderd.

verkoopfactuur-ideal-betaling-ski-uitsplitsing-voltooitverkoopfactuur-ideal-betaling-ski-uitsplitsing-voltooit
In het bovenstaande voorbeeld ziet u in het dagboek Verkoop de uitgesplitste openstaande factuur. Deze FACTUUR is in één payload (xml) doorgegeven aan de CreateJournaalpost API-call. Je ziet ook in het voorbeeld dat er maar op 1 regel bij de debiteur het factuurnummer wordt vermeld.

Debiteur Fietsparadijs heeft de factuur direct via iDEAL betaalt. In de administratie hebben wij voor iDEAL betalingen een nieuw Dagboek toegevoegd met als soort “betalingen onderweg”. Als grootboektegenrekening hebben wij grootboekrekeningnummer 2603 aangemaakt. Het kan zijn dan de iMUIS Online gebruiker zelf geen nieuwe dagboeken en grootboekrekeningen kan aanmaken, in die gevallen draagt de accountant of boekhouder hier zorg voor.

betaald via iDEALbetaald via iDEAL

Voorbeeld van een verkoopjournaalpost waarbij het factuurnummer vooraf is bepaald
Let op: Het factuurnummer wordt dus alleen op de eerste regel van de uitsplitsing  vastgelegd.  Oftewel in de regel waarin de debiteur is opgenomen.  Leg dus nooit het factuurnummer in meerdere uitsplitsingsregels vast!

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<NewDataSet>
<BOE>
<JR>2018</JR>
<PN>12</PN>
<DAGB>10</DAGB>
<REK>10000</REK>
<TEGREK>2000</TEGREK>
<BEDRBOEK>1600</BEDRBOEK>
<BTW>0</BTW>
<BEDRBTW>0</BEDRBTW>
<DAT>03-12-2018</DAT>
<OMSCHR>Ski en diner arrangement</OMSCHR>
<BOEKSTUK>20180793</BOEKSTUK>
<FACT>20180793</FACT>
</BOE>
<BOE>
<JR>2018</JR>
<PN>12</PN>
<DAGB>10</DAGB>
<REK>8006</REK>
<TEGREK>2000</TEGREK>
<BEDRBOEK>-625</BEDRBOEK>
<BTW>1</BTW>
<BEDRBTW>-35,38</BEDRBTW>
<DAT>03-12-2018</DAT>
<OMSCHR>ski arrangement</OMSCHR>
<BOEKSTUK>20180793</BOEKSTUK>
<FACT />
</BOE>
<BOE>
<JR>2018</JR>
<PN>12</PN>
<DAGB>10</DAGB>
<REK>8000</REK>
<TEGREK>2000</TEGREK>
<BEDRBOEK>-975</BEDRBOEK>
<BTW>1</BTW>
<BEDRBTW>-55,19</BEDRBTW>
<DAT>02-05-2018</DAT>
<OMSCHR>diner arrangement</OMSCHR>
<BOEKSTUK>20180793</BOEKSTUK>
<FACT />
</BOE>
</NewDataSet>

Voorbeeld van een verkoopjournaalpost waarbij het factuurnummer automatisch wordt opgenummerd
De voorwaarde hierbij is wel dat factuurnummers in iMUIS Online automatisch worden opgenummerd. Dit kan worden ingesteld via:  [Login iMUIS Online] ➔ [Menu Financieel] ➔ [Tabellen/stamgegevens ] ➔ [Dagboek] .

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<NewDataSet>
<BOE>
<JR>2018</JR>
<PN>12</PN>
<DAGB>10</DAGB>
<REK>10000</REK>
<TEGREK>2000</TEGREK>
<BEDRBOEK>1600</BEDRBOEK>
<BTW>0</BTW>
<BEDRBTW>0</BEDRBTW>
<DAT>03-12-2018</DAT>
<OMSCHR>Ski en diner arrangement</OMSCHR>
<BOEKSTUK>20180793</BOEKSTUK>
<FACT></FACT>
</BOE>
<BOE>
<JR>2018</JR>
<PN>12</PN>
<DAGB>10</DAGB>
<REK>8006</REK>
<TEGREK>2000</TEGREK>
<BEDRBOEK>-625</BEDRBOEK>
<BTW>1</BTW>
<BEDRBTW>-35,38</BEDRBTW>
<DAT>03-12-2018</DAT>
<OMSCHR>ski arrangement</OMSCHR>
<BOEKSTUK>20180793</BOEKSTUK>
<FACT />
</BOE>
<BOE>
<JR>2018</JR>
<PN>12</PN>
<DAGB>10</DAGB>
<REK>8000</REK>
<TEGREK>2000</TEGREK>
<BEDRBOEK>-975</BEDRBOEK>
<BTW>1</BTW>
<BEDRBTW>-55,19</BEDRBTW>
<DAT>02-05-2018</DAT>
<OMSCHR>diner arrangement</OMSCHR>
<BOEKSTUK>20180793</BOEKSTUK>
<FACT />
</BOE>
</NewDataSet>

Voorbeeld van een Return.xml – deze informatie komt terug uit de Cloudswitch API.
Bij 2018;12;43;5 staat Jaar, Periode, Dagboek en regelnummer vermeld. Dit is de unieke sleutel van de boekingsregel(s) en noemen wij de PRIMARYKEY.

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<NewDataSet>
<BOE>
<JR>2018</JR>
<PN>12</PN>
<DAGB>10</DAGB>
<REK>10000</REK>
<TEGREK>2000</TEGREK>
<BEDRBOEK>1600</BEDRBOEK>
<BTW>0</BTW>
<BEDRBTW>0</BEDRBTW>
<DAT>03-12-2018</DAT>
<OMSCHR>Ski en diner arrangement</OMSCHR>
<BOEKSTUK>20180793</BOEKSTUK>
<FACT>20180793</FACT>
<BOE_WARNING />
</BOE>
<BOE>
<JR>2018</JR>
<PN>12</PN>
<DAGB>10</DAGB>
<REK>8006</REK>
<TEGREK>2000</TEGREK>
<BEDRBOEK>-625</BEDRBOEK>
<BTW>1</BTW>
<BEDRBTW>-35,38</BEDRBTW>
<DAT>03-12-2018</DAT>
<OMSCHR>Ski arrangement</OMSCHR>
<BOEKSTUK>20180793</BOEKSTUK>
<FACT />
<BOE_WARNING />
</BOE>
<BOE>
<JR>2018</JR>
<PN>12</PN>
<DAGB>10</DAGB>
<REK>8000</REK>
<TEGREK>2000</TEGREK>
<BEDRBOEK>-975</BEDRBOEK>
<BTW>1</BTW>
<BEDRBTW>-55,19</BEDRBTW>
<DAT>03-12-2018</DAT>
<OMSCHR>Diner arrangement</OMSCHR>
<BOEKSTUK>20180793</BOEKSTUK>
<FACT />
<BOE_WARNING />
</BOE>
<PRIMARYKEYS>
<PRIMARYKEY>2018;12;10;5</PRIMARYKEY>
</PRIMARYKEYS>
<PRIMARYKEYS>
<PRIMARYKEY>2018;12;10;10</PRIMARYKEY>
</PRIMARYKEYS>
<PRIMARYKEYS>
<PRIMARYKEY>2018;12;10;15</PRIMARYKEY>
</PRIMARYKEYS>
</NewDataSet>

Voorbeeld Mollie betaling XML

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<NewDataSet>
<Table1>
<JR>2018</JR>
<PN>12</PN>
<DAGB>43</DAGB>
<REK>10000</REK>
<FACT>20180793</FACT>
<TEGREK>2603</TEGREK>
<BEDRBOEK>-1600</BEDRBOEK>
<BTW>0</BTW>
<BEDRBTW>0</BEDRBTW>
<DAT>03-12-2018</DAT>
<OPM>Mollie</OPM>
<OMSCHR>Betaling via Mollie</OMSCHR>
<BOEKSTUK>20180793</BOEKSTUK>
</Table1>
</NewDataSet>

Voorbeeld Mollie betaling Return.XML

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<NewDataSet>
<Table1>
<JR>2018</JR>
<PN>12</PN>
<DAGB>43</DAGB>
<REK>10000</REK>
<FACT>20180793</FACT>
<TEGREK>2603</TEGREK>
<BEDRBOEK>-1600</BEDRBOEK>
<BTW>0</BTW>
<BEDRBTW>0</BEDRBTW>
<DAT>03-12-2018</DAT>
<OPM>Mollie</OPM>
<OMSCHR>Betaling via Mollie</OMSCHR>
<BOEKSTUK>20180793</BOEKSTUK>
<BOE_WARNING />
</Table1>
<PRIMARYKEYS>
<PRIMARYKEY>2018;12;43;5</PRIMARYKEY>
</PRIMARYKEYS>
</NewDataSet>

De bankboeking
In de administratie staat momenteel een saldo op de tussenrekening 2603 Betaling via Mollie.  Zodra het bedrag van Mollie is overgeboekt naar de zakelijke bankrekening wordt de tussenrekening 2603 gladgeboekt. Dit bedrag kan uit meerdere transacties bestaan (bijv. van een dag of X-periode).

1010 Bank
Aan 2603 Betaling via Mollie

Wij adviseren klanten gebruik te maken van de module Bankieren om de Bank boekhoudkoppeling te activeren.  Daarmee kunnen dagafschriftregels middels een slim herkenningsmechanisme worden herkend en het saldo 2603 Betaling via Mollie automatisch worden gladgeboekt.

De inkoopjournaalpost
Het is ook mogelijk om inkoopjournaalposten automatisch te boeken. In plaats van debiteur boek je de journaalpost op een crediteur. Het boekingsbedrag wordt met het minteken gevuld (bijv. -1600) en in plaats van omzetrekeningen worden kostenrekeningen ingelezen.

 

Gerelateerde Artikelen