Vanuit je webapplicatie is het mogelijk om automatisch in iMUIS Online verkooporders aan te maken. Redenen hiervoor kunnen zijn dat de klant inzicht wil hebben in haar verkoopstatistieken of een voorraadadministratie bijhoudt. In dit voorbeeld leggen wij je graag uit op welke wijze je automatisch een verkooporder kunt aanmaken van bestellingen die reeds zijn afgerekend met iDEAL of creditcard in de webapplicatie (bijv. webshop).
VOORBEELD
Bianca de Vries bestelt bij het Fietsparadijs een mountainbike (artikel) ter waarde van €1499 excl. BTW en rekent direct af via iDEAL (via Paymentprovider Mollie). De factuur wordt vanuit de webapplicatie gegenereerd en kan Bianca downloaden via een eigen inlog bij het Fietsparadijs. Het Fietsparadijs voert deze bestellingen tot op heden handmatig in het verkooporder programma van iMUIS Online in. Zij heeft aan haar webshop ontwikkelaar gevraagd om dit proces te automatiseren.
UITWERKING
In deze casus lees je dat de klant direct in de webapplicatie afrekent. De factuur wordt gegenereerd vanuit de webapplicatie en niet vanuit iMUIS Online. Op het moment dat een klant via iDEAL betaalt, staat het bedrag nog niet direct op de zakelijke bankrekening, gebruikelijk is dat dit minimaal één werkdag duurt (afhankelijk van de instellingen bij de Paymentprovider). Via de onderstaande stappen leggen wij uit op welke wijze deze bestellingen financieel verwerkt worden in iMUIS Online.
Stap 1
Om automatisch verkooporders aan te maken zal het Fietsparadijs in haar iMUIS Online administratie de volgende zaken moeten inrichten:
a. Maak betalingsconditie weborder vooruit (vrij benaming) aan en koppel de betalingscode rekening.
b. Maak een ordersoort aan met als voorkeursbetalingsconditie weborder vooruit.
c. Controleer in de tabel Basis verkoop of het dagboek Verkoop is gekoppeld. Het is mogelijk om alle bestellingen die via de webshop worden verwerkt in een apart dagboek te plaatsen. Indien dit wenselijk is dan dien je bij de debiteur het verkoopdagboek te koppelen (bijv. verkoop weborders). Het voordeel hiervan is dat je weet dat deze orders reeds via iDEAL zijn betaald.
d. Maak grootboekrekening 2603 betaling via Mollie aan (bespreek dit met de accountant).
Stap 2
De webshop ontwikkelaar zorgt ervoor dat bij bestellingen die direct in de webapplicatie worden afgerekend er er automatisch een verkooporder via de functie createverkooporder wordt aangemaakt met als ordersoort weborder vooruit (zie afbeelding 3. order).
Stap 3
Indien er een bestelling is geplaatst via de webapplicatie zal het Fietsparadijs in iMUIS Online een selectie maken op alle verkooporders met de ordersoort weborder vooruit. Deze verkooporders drukt het Fietsparadijs af in PDF en worden niet aan de klant verstrekt omdat de klant deze reeds heeft ontvangen op het moment dat de bestelling werd geplaatst.
Stap 4
Alle bestellingen die gefactureerd worden, zullen in het dagboek Verkoop worden geboekt en zie je terug in het boekingsprogramma. Dit noemen wij de openstaande (verkoop)posten. Indien een ander default dagboek is vastgelegd bij de debiteur dan zien wij in dat dagboek de verkoopjournaalposten.
Stap 5
De ontwikkelaar van de webshop krijgt van de Paymentprovider (bijv. Buckaroo, Mollie, Sisow, Pay.nl etc.) een melding (call back) op het moment dat de iDEAL betaling daadwerkelijk is voltooit. Op dat moment zorgt de webshop ontwikkelaar ervoor dat de betaling automatisch wordt geboekt. Via de functie Createjournaalpost maakt de web ontwikkelaar automatisch een tweede journaalpost in het dagboek iDEAL Mollie aan(tegenrekening 2603 betaling via mollie). De journaalpost wordt:
2603 Betaling via Mollie: €1499- (debet)
aan Debiteur (Bianca de Vries): €1499,- (credit)
Stap 6
Elk bedrijf kan bij een Paymentprovider instellen op welk moment bedragen worden overgemaakt naar een zakelijke bankrekening (bijv. Rabobank, ABN AMRO, ING). Als het Fietsparadijs het programma Bankieren (module Bankieren) start ziet deze bijschrijvingen staan dan zal het Fietsparadijs deze ontvangsten gladboeken op de grootboekrekening 2603 betaling via Mollie. Of te wel het saldo nog te ontvangen Mollie is overgeboekt op de zakelijke bankrekening. De journaalpost in het boekingsprogramma wordt automatisch:
Bank 1010: €1498,71 (debet €1499,- -/- transactiekosten mollie €0,29)
aan 2603 Betaling via Mollie: €1498,71 (credit)
Stap 7
Het saldo op de tussenrekening 2603 van €0,29 zijn de transactiekosten die je betaald aan je Paymentprovider. Transactiekosten worden door je Paymentprovider ingehouden. Deze kostenpost zal de gebruiker moeten boeken in de financiële administratie. Het saldo op de tussenrekening 2603 moet uiteindelijk op 0 lopen. Via de functie grootboek afletteren kan deze controle door de accountant via het Accountancydashboard worden uitgevoerd.