Over Portabase

PortaBase is een totaalpakket voor de kinderopvang.  Het is geschikt voor zowel KDV en BSO als gastouderbureaus. De flexibele mogelijkheden van PortaBase bieden kinderopvangorganisaties de mogelijkheden om volgens hun eigen werkwijze snel in te spelen op de bewegingen in de kinderopvang.

Kenmerken

  • Met de intelligente facturatie engine van Portabase kun je complexe tarieven op een eenvoudige manier te verwerken.
  • Portabase bied je de tools aan voor een optimale personeelsplanning. Met onder andere:declaraties, verlofaanvragen, beroepskracht-kindratio, de 3-uursregeling, ziekmeldingen, groepssamenvoegingen en ruilverzoeken.
  • Real-time rapportages geven je een actueel en uitgebreid beeld van de stand van zaken binnen je kinderopvangorganisatie.
  • Geef ouders en gastouders onder meer toegang tot een online portaal voor urenregistraties, facturen en jaaroverzichten. Ouders kunnen ook de portabase app downloaden met geavanceerde mogelijkheden.
  • Afspraken ingepland in PortaBase kun je koppelen met je Google-agenda. PortaBase maakt je attent op actiepunten, zoals aflopende EHBO certificaten en Risico Inventarisaties.
  • Al je documenten zoals diploma’s, EHBO certificaten, id-bewijzen en brieven worden beveiligd opgeslagen.
  • Verstuur overeenkomsten en incassomachtigingen met 1 klik op de knop naar ouders en gastouders voor digitaal ondertekenen. 
  • Laat ouders snel en makkelijk betalen via PortaPay, een volledig geïntegreerde iDeal oplossing.
  • Voor gastouders: PortaBase geeft na het ontvangen van de iDeal betaling automatisch aan dat de gastouder uitbetaald kan worden. 

Hoe werkt de koppeling?

PortaBase is gekoppeld met je iMUIS Online boekhouding. Via de module Cloudswitch koppel je je administratie aan PortaBase. Facturen die zijn opgesteld in Portabase worden automatisch als verkoopjournaalpost geboekt in het iMUIS Online boekhoudpakket.

  • De factuur wordt automatisch geboekt in het gekoppelde verkoopdagboek.
  • Debiteuren en crediteuren worden automatisch gesynchroniseerd.
  • Vergoedingen aan gastouders worden automatisch geboekt als inkoopboeking.
  • Portabase biedt je de mogelijkheid om facturen via een automatische incasso (SEPA-betaalbestand) aan te bieden aan je bank.
  • iMUIS Online biedt je de mogelijkheid om de boekhoudkoppeling te activeren. Dagafchriften staan automatisch klaar in je iMUIS Online administratie om deze snel en efficiënt te verwerken middels het slimme herkenningssoftware. 

In iMUIS Online dien je minimaal te beschikken over de module:

 

Het activeren van de koppeling

De koppeling is ontwikkeld door Portabase. Daarom adviseren wij je bij vragen contact op te nemen met Portabase. Uiteraard kun je voor overige technische ondersteuning contact opnemen met onze deskundige supportmedewerkers.

Het activeren van de koppeling is alleen mogelijk indien je een abonnement hebt afgesloten op de module iMUIS Online Cloudswitch. In het programma Mijn Gegevens/Abonnement kun je controleren of deze module geactiveerd is (via menu-optie Beheer).

Via de onderstaande stappen kun je de koppeling activeren.

Stap 1. Login in iMUIS Online en open de administratie welke je wilt koppelen met Portabase.
Stap 2. Start het programma MUIS Apps.
Stap 3. Zoek de app Portabase en klik in het kader.
Stap 4. Klik op de groene button Activeer deze app.
Stap 5. iMUIS Online genereert een omgevingscode.
Stap 6. Kopieer deze omgevingscode en geef deze door aan Portabase.
Stap 7. De koppeling is geactiveerd nadat Portabase de omgevingscode heeft verwerkt.